L'informatisation d'une bibliothèque est un chantier très important qui nécessite une réflexion approfondie et une méthodologie rigoureuse. C'est aussi une opération qui peut être coûteuse et qui ne doit donc pas être décidée à la légère.

Tout d'abord, ne pas confondre informatisation et accès à Internet, au multimédia ou à la bureautique. Il ne s'agit pas ici de la mise à disposition des lecteurs de postes de consultation Internet ni de disposer d'un ordinateur avec des outils de traitement de texte ou de tableur. Informatiser une bibliothèque, c'est informatiser sa gestion (acquisitions, catalogage, prêts, statistiques...).

Objectifs de l'informatisation

• automatiser certaines tâches répétitives (catalogage, prêts, statistiques, réservations, rappels...) afin de gagner du temps et être plus efficace.
• améliorer le service rendu au public (documents plus aisés à trouver, réservations plus faciles à traiter, prêts plus rapides et plus sûrs, plus grande disponibilité du personnel,...).
• globalement rendre la gestion des collections et des lecteurs plus fiable et plus facile.

Il faut cependant être bien conscient que c'est une opération qui demande beaucoup de temps à la mise en place et que les gains de temps ne seront visibles qu'une fois l'opération achevée.

Qui informatiser ?

L'informatisation n'est pas forcément justifiée dans tous les cas. Il faut donc d'abord faire une évaluation du fonctionnement de la bibliothèque.

• la bibliothèque doit impérativement disposer d'un local réservé.
• le fonds propre doit être d'au moins 3000 documents, avec un budget d'acquisition cohérent.
• le volume annuel de prêts doit être au minimum de 4000 prêts.
• une gestion informatisée est plus contraignante qu'une gestion manuelle ; il est donc important que le personnel soit à l'aise avec l'informatique, et formé à la bibliothéconomie.

Quelle configuration générale ?

Le matériel :

• a minima 2 ordinateurs neufs et performants (éviter la récupération) avec lecteur multimédia. L'un servira pour la gestion interne (catalogage, prêts...), l'autre pour la consultation du catalogue par le public.
• 1 imprimante laser ou jet d'encre couleur.
• 1 douchette (lecteur de codes-barres).
• 1 ligne téléphonique et un fournisseur d' accès à Internet.
  Attention : Le matériel a une durée de vie comprise entre 5 et 8 ans et devra être renouvelé.

Le logiciel :

• les licences - sauf dans le cas d'un logiciel gratuit.
• l'installation et le paramétrage.
• la formation.

Le matériel et le logiciel ne sont en général pas achetés auprès du même fournisseur. Par contre, il faut tenir compte des recommandations du fournisseur de logiciel pour choisir le matériel.

Dépenses de fonctionnement à prévoir

• la maintenance du matériel (environ 12% du montant du matériel, à partir de la 2ème année).
• la maintenance du logiciel, qui couvre l'assistance et la fourniture de versions futures (environ 15% du montant des licences, à partir de la 2ème année).
• diverses fournitures : codes barres pour les documents, cartes de lecteurs.

Etapes de l'informatisation

• Rédaction du cahier des charges : il doit comporter une présentation de la bibliothèque et de son contexte, un descriptif des fonctionnalités attendues et des tableaux de réponses.
• Envoi du cahier des charges à plusieurs fournisseurs.
• Dépouillement des offres et choix : il est conseillé de demander aux fournisseurs de venir faire une démonstration et, lorsque c'est possible, d'aller voir (ou d'appeler) d'autres bibliothèques déjà équipées.
• Validation du choix par le conseil municipal ou intercommunal.
• Installation du matériel et du logiciel par les fournisseurs, paramétrages.
• Formation au logiciel.
• Catalogage et exemplarisation de tous les documents : l'importation de notices via Internet fait gagner à ce stade un temps précieux. C'est, entre autres raisons, pourquoi il est indispensable de disposer d'une connexion Internet. L'informatisation est aussi le moment idéal pour procéder à un désherbage des fonds afin de ne cataloguer que les documents qui en valent vraiment la peine.

Compter 3 à 6 mois pour l'ensemble de la procédure, en fonction de la taille du projet.

Logiciels gratuits et/ou libres

Un logiciel libre est un logiciel dont le code source (autrement dit, les programmes) est accessible à tous, peut être installé, utilisé et modifié par tout le monde. Il n'y a donc pas de coût de licence à prévoir. Pour l'installation, la formation, la maintenance..., deux possibilités  : se débrouiller par soi-même ou faire appel à un prestataire payant.

Un logiciel gratuit n'est pas forcément libre (le code source n'est pas disponible et dépend d'une personne ou d'une société).

Les étapes de l'informatisation sont évidemment différentes si vous optez pour un logiciel gratuit/libre :

• Installation du matériel et du logiciel (seuls ou accompagnés par un prestataire), paramétrages.
• Formation au logiciel (par des tutoriels ou par un prestataire)
• Catalogage et exemplarisation de tous les documents : l'importation de notices via Internet fait gagner à ce stade un temps précieux. C'est, entre autres raisons, pourquoi il est indispensable de disposer d'une connexion Internet. L'informatisation est aussi le moment idéal pour procéder à un désherbage des fonds afin de ne cataloguer que les documents qui en valent vraiment la peine.

End FAQ

La MDJ peut vous aider tout au long du processus. Par contre, quelque soit la démarche (logiciel propriétaire ou logiciel libre) elle n'est pas compétente pour procéder à l'installation de logiciels, à la formation aux logiciels ou à la maintenance des matériels ou logiciels.