Support proposé par Sandrine Ferrer, formatrice (Euterpe Consulting), lors de la formation qui s’est tenue à la médiathèque de Clairvaux-les-Lacs, les 21 et 22 décembre 2023.
Le désherbage ?
Le désherbage consiste à retirer définitivement des documents des rayonnages. Les documents retirés et destinés à l’élimination ou pilon sont définitivement retirés du fonds de la bibliothèque.
En fonction de l’état des documents et de leur intérêt, les documents retirés du fonds pourront connaître différentes destinations. Ils pourront être :
- envoyés au pilon
et pour les CD uniquement (pas les DVD, cassettes VHS) :
- donnés à des associations, maisons de retraite, hôpitaux, services sociaux, etc.
- vendus
- utilisés pour des ateliers créatifs, récup, etc.
Le désherbage s’effectue « au fil de l’eau » et aussi annuellement pour maintenir l’état des collections.
Le désherbage s’effectue toujours en préalable d’un projet d’informatisation, de déménagement, de réaménagement.
Pourquoi désherber ?
Rafraichissons les collections !
Pour rendre les collections plus attractives :
- renouveler les collections en actualisant le fonds et maintenir à niveau en proposant une offre actualisée
- améliorer son offre documentaire aux besoins des usagers et aux usages !
- améliorer ses acquisitions par une meilleure connaissance des fonds existants
Pour mettre en valeur l’offre documentaire :
- proposer des supports en bon état
- maintenir le volume des collections (sans l’augmenter !)
- proposer des rayonnages aérés et attractifs
Pour faciliter et améliorer la gestion de la bibliothèque et l’accès aux documents :
- pour faire gagner du temps aux usagers au niveau de la recherche et aux bibliothécaires lors le rangement
- pour ne plus faire réparer les CD : un gain de temps et d’argent !
La particularité des documents sonores et multimédia
La politique documentaire (politique d’acquisition, de désherbage et de communication) doit être repensée, affinée, actualisée afin de tenir compte :
- des besoins des publics
- de l’évolution des usages
- de l’évolution des supports
- de l’hybridation de l’offre et la complémentarité nécessaire à définir
- de l’offre sur un réseau
- du service proposé dans son ensemble !
Critères généraux de désherbage
- état physique du document
- le nombre d'exemplaires : suppression des doublons inutiles
- contenus dépassés (effets de mode).
- les erreurs d'achat
- critère d'usage : nombre d'années écoulées sans prêt
- existe sur le réseau, existe ailleurs
Le nombre d’années depuis la mise à disposition est un critère qui ne s’applique pas aux livres audio et aux DVD.
Méthode "spécifique" de désherbage
La méthode EPURE pour les documents audiovisuels.
- E = exécrable
- P= périmé
- U = usé
- R = rarement utilisé
- E = existe ailleurs
Les DVD désherbés sont voués au pilon. Ils ne peuvent être ni donnés, ni vendus en raison de leurs droits associés. À noter, l'article ENSSIB suite à la loi Robert : consulter l'article "DVD désherbage Loi Robert"
Désherber les documents sonores
Préalable :
- sortir les statistiques du fonds (nombre de documents par genre)
- ainsi que les statistiques des taux de rotation par genre. Attention un taux de rotation inférieur à 3 : impose de revoir sa copie !
- et la liste des documents qui ne sont pas sortis depuis 3 ou 4 ans
Candidats au désherbage :
- les disques et vinyles abîmés, illisibles
- les compilations de plus de 3 ans
- les coffrets incomplets
- les doublons
- les contenus redondants
- les non empruntés depuis 3 ou 4 ans
- les contenus « obsolètes » : exemple musique baroque… jouée sur des instruments
- les contenus « effet de mode »
- existe en numérique
- existe sur le réseau
- existe ailleurs
- n’est plus en adéquation avec la politique documentaire : critères particuliers à définir
Désherber les documents multimédias
Préalable :
- sortir les statistiques du fonds (nombre de documents par genre)
- ainsi que les statistiques des taux de rotation par genre. Attention un taux de rotation inférieur à 3 : impose de revoir sa copie !
- et la liste des documents qui ne sont pas sortis depuis 3 ou 4 ans
Candidats au désherbage :
- retrait pour des raisons juridiques : droits négociés échus
- les DVD abîmés, illisibles
- les DVD documentaires obsolètes
- les coffrets incomplets (série télé..)
- les doublons
- les contenus redondants
- les non empruntés depuis 3 ou 4 ans
- en fonction d’un nombre de prêts effectués (exemple le Médiathèque Cabanis : retrait après 180 prêts)
- les contenus « effet de mode »
- existe en numérique
- existe sur le réseau
- existe ailleurs
- n’est plus en adéquation avec la politique documentaire : critères particuliers à définir
Les étapes du désherbage ?
- Préparer :
- Définir les critères de désherbage retenus lors de réunion d’équipe
- Si besoin prévoir la formation du personnel
- Prévoir un calendrier des opérations pour bien planifier les tâches à effectuer et la répartition du travail
- Informer sa tutelle du désherbage envisagé, des objectifs, de la méthodologie retenue et du calendrier prévisionnel
- Ranger le fonds
- Sortir les statistiques avec les taux de rotation par supports, la liste des CD et DVD qui ne sont pas sortis depuis 3 ou 4 ans, et des chiffres (quantité de titres et exemplaires) sur le fonds avant désherbage…
- Mettre en œuvre le désherbage :
- Désherber étagère par étagère selon les critères retenus
- Au cours du désherbage mettre en carton les documents retirés et commencer le tri en fonction de l’affection envisagée
- Tout au long du désherbage, évaluer les collections pour identifier les manques et prévoir rachats, nouvelles acquisitions...
- Faire des paniers de notices des documents désherbés en fonction de leur affectation retenue et exporter les listes
- Retirer les documents du catalogue informatisé (fonction pilon du logiciel)
Bien exporter les listes avant d’écraser les notices !
Retirer les « équipements » tels que les antivols, cote, code à barres… - Apposer le tampon approprié : pilon, retiré du fonds… sur la pochette, jaquette
- Produire les statistiques (après désherbage) et un an après évaluer l’impact de l’opération
- Mettre en œuvre le désherbage :
Une délibération permanente du Conseil municipal est vivement recommandée pour les bibliothèques municipales (non associatives). Elle doit acter et valider le retrait des documents mentionnés et leur affectation.
Modèles de délibération de conseil municipal ou communautaire pour désherbage, collecte et réemploi de livres. Ce modèle de délibération est à adapter pour les documents sonores et multimédias : consulter l'article "Modèle de délibération de conseil municipal ou communautaire pour déshrbage, collecte et réemploi de livres"
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