À l'occasion de son stage à la MDJ, Clara Noir, étudiante en DUT Info-Com Métiers du Livre et du Patrimoine, a réalisé une enquête sur la place des bénévoles en bibliothèque. Vous l'avez d'ailleurs peut-être accueillie pour répondre à ses questions.
Après un travail approffondi pour analyser les résultats, Clara a rédigé une synthèse rendant compte de la place des bénévoles, notamment par leur formation en bibliothèque, et propose des pistes d'amélioration.
Synthèse du questionnaire sur la place des bénévoles en bibliothèque.
Ce questionnaire sur la place des bénévoles en bibliothèque a été réalisé dans le cadre d’une mission de stage de DUT Info-Com Métiers du Livre et du Patrimoine à la MDJ durant les mois d’avril et mai 2021.
Il a pour but de rendre compte de la place des bénévoles, notamment par leur formation en bibliothèque, et de soulever des pistes d’amélioration sur les dispositifs existants.
Au total, 20 médiathèques ont participé sur les 66 lieux de lecture présents dans le département du Jura. Plusieurs personnes des structures interrogées ont répondu pour un total de 47 réponses : 34 de bénévoles et 13 de salariés.
Cadre du bénévole
Les bénévoles effectuent en moyenne 2 heures et demie par semaine. De par leur statut, ce chiffre n’est pas fixe et évolue en fonction de leurs disponibilités mais aussi des projets en cours dans leur structure.
Parmi les médiathèques interrogées, 12 ont une charte du bénévolat et certaines chartes sont en cours de réflexion ou de rédaction comme celle de Haut-Jura Saint-Claude. Certains font remarquer qu’ils n’ont pas besoin d’une charte pour s’engager dans le fonctionnement de leur structure.
Pour les effectifs des médiathèques, la tendance générale est de 1 salarié pour une dizaine de bénévoles.
Collaboration
Entre salariés et bénévoles
Répartition des tâches :
Dans les équipes mixtes, les équipes se répartissent souvent les tâches d’abord en fonction des affinités (16 réponses), puis des disponibilités (9 réponses) et, pour finir, du statut (5 réponses).Les équipes perçoivent cette répartition comme adaptée puisqu’elle tient compte des envies et possibilités de chacun.
Les bénévoles s’occupent de l’accueil, du rangement, ainsi que de la préparation et de la réalisation des animations. Certains bénévoles ne font que de l’animation et au sein d’une même équipe chacun a ses domaines de préférence.
La répartition des tâches pose le problème de la limite pour les bénévoles entre aider et prendre la place d’un salarié. Le bon fonctionnement d’une médiathèque avec des bénévoles n’incite pas la collectivité à considérer comme nécessaire le recrutement d’un salarié.
Faire fonctionner une équipe mixte :
Pour bien faire fonctionner une équipe, il y a un besoin de savoir où on va et surtout, d’aller tous dans le même sens. La cohésion et la convivialité de l’équipe sont nécessaires. Pour ce faire plusieurs médiathèques organisent des réunions mensuelles, des repas annuels, ou font plus d’efforts lors de l’accueil de nouveaux bénévoles.
Dans les structures mixtes, la position du salarié ou de la salariée est de faire le lien à la fois entre les membres de l’équipe et avec les acteurs extérieurs comme les membres d’autres structures, les élus, la MDJ, …
Entre bibliothécaire et élus
Communication
Dans les équipes mixtes, les élus ne communiquent pas avec les bénévoles. Ce sont les responsables salariés qui font le lien avec les collectivités territoriales. Le principe de responsable induit cela puisqu’on observe la même tendance dans les équipes constituées uniquement de bénévoles.
Dans certaines structures gérées uniquement par des bénévoles, aucun responsable n’est clairement nommé et les décisions se prennent collégialement. La personne en contact avec les élus peut changer selon la thématique abordée ou les disponibilités.
Pour les réseaux comme Haut-Jura Saint-Claude, Bresse Haute-Seille ou Grand Dole le lien avec les élus incombe au directeur ou à la coordinatrice du réseau ; la communication est donc indirecte même avec les responsables des sites.
La communication entre les élus et les équipes est jugée suffisante, parmi les réponses il n’y a eu que deux personnes qui la trouvent insuffisante.
Intérêt des élus pour la bibliothèque
L’intérêt des élus est globalement au-dessus de la moyenne (7,25 sur 10). Cependant, ce chiffre est à prendre avec précaution puisqu’il est souvent question de l’élu à la culture accompagné de la réponse « ça dépend quels élus ». L’intérêt se perçoit en fonction de l’implication du vice-président culture ou du maire, mais aussi de la méconnaissance ou du peu d’intérêt de la part des autres élus. Le manque d’intérêt est certaines fois considéré comme un atout, une plus grande liberté d’action.
Les élus s’impliquent davantage lors de la réalisation d’un projet, par exemple le nouveau bâtiment à Montmorot ou la création du point lecture de Chassal-Molinges. L’intérêt va de pair avec le sentiment d’être nécessaire au fonctionnement de la bibliothèque.
Défraiement
Faute de pouvoir budgétiser un nombre de postes de salariés suffisant, l’engagement des bénévoles dans une médiathèque est nécessaire à son fonctionnement. Cependant, cet engagement suppose souvent des déplacements pour les formations et les réassorts. Parmi les personnes interrogées 18 peuvent être défrayées, 3 être partiellement défrayées, 9 ne le peuvent pas. De plus 20 peuvent emprunter un véhicule de la collectivité et 10 ne le peuvent pas. Les bénévoles ont moins de possibilités, par exemple ils peuvent être défrayés mais ne peuvent pas emprunter de véhicule alors que le salarié de la médiathèque le peut.
Entre bibliothécaires
Equipes mixtes
Le principe du salarié comme lien avec les acteurs extérieurs reste la règle et les bénévoles n’ont généralement pas de contact avec des membres d’autres équipes, même d’une médiathèque associée.
Rencontres
Les membres de différentes équipes se rencontrent surtout lors de formations. 14 personnes ont déjà participé à une rencontre professionnelle. Dans les deux cas, ces rencontres ne donnent pratiquement pas lieu à une collaboration régulière mais plutôt à des échanges concernant des demandes ponctuelles d’informations et d’expériences. Les rencontres facilitent les appels.
Lors de demandes, les médiathèques se tournent vers les structures qui sont comparables à la leur. Des échanges de tout le réseau, bien qu’intéressants, ne seraient pas forcément pertinents sur tous les sujets.
Les médiathèques qui fonctionnent en réseau comme Haut-Jura Saint--Claude, Bresse Haute-Seille ou Grand Dole organisent des réunions annuelles pour permettre aux équipes de se rencontrer. Pour Haut-Jura Saint-Claude, il s’agit spécifiquement de la journée des bénévoles. Grand Dole en réalise deux, l’une pour les bénévoles en charge du portage, l’autre pour ceux des bibliothèques associées.
Les échanges au niveau du réseau du Jura sont souvent bloqués par le manque de temps ; comme la participation aux formations ou une implication plus active dans la médiathèque.
Média-Blabla
Afin de développer les échanges entre les équipes du Jura, la MDJ a lancé en 2019 le forum Média-Blabla. Le dispositif peine à développer son potentiel et seulement 14 personnes interrogées connaissent le forum.
De plus, sur les 14 personnes le connaissant, seulement 6 personnes l’utilisent. Les raisons évoquées sont le manque de temps pour 6 personnes et / ou l’absence de réflexe de consulter le forum pour 4 personnes.
Suggestions
- Impliquer davantage les élus (invitations aux animations ou réunions) pour qu’ils se sentent plus concernés par la bibliothèque.
- Formation ou sensibilisation des élus via l’association des maires du Jura.
- Proposer des visites de médiathèques du département, pour faire connaitre le réseau du Jura.
- Mettre en place une alerte mail pour rendre le forum Média-Blabla plus visible et donc davantage utilisé.
Information
Recherche d'information
Lors de la recherche d’une information le réflexe le plus courant est de demander à l’équipe, au responsable de la médiathèque. Les responsables ont tendance à se tourner vers leur correspondant MDJ ou à rechercher un peu partout (cf. graphique ci-dessous).
Dans les médiathèques faisant partie d’un réseau, les salariés et bénévoles se tournent plutôt vers l’équipe de la médiathèque principale.
Pour les informations au sein des équipes, 24 bibliothèques ont des fiches pense-bête et 4 utilisent un cahier de liaison.
Consultation des ressources MDJ
Peu de personnes interrogées consultent les comptes rendus et les fiches outils, seulement 12 sur 43 réponses, mais le dispositif est apprécié par ceux qui les consultent (7.71 sur 10). La principale raison de cette faible consultation est la méconnaissance de ces outils. De plus, certains responsables demandent les notes de formations prises par leur équipe.
L’accès aux informations est jugé suffisant, mais 9 personnes font remarquer qu’elles ne sont pas assez visibles dès l’ouverture du portail, qu’il n’est pas très intuitif. Malgré cela, il reste la référence pour les actualités, par exemple la rubrique « Mise à jour Covid-19 ».
Certains font remarquer qu’il y a beaucoup d’informations disponibles sur le site et qu’ils n’ont pas le temps ou une motivation suffisante pour explorer en détail ce qui est proposé. Les chemins pour accéder aux contenus ne sont pas toujours évidents et il faut du temps pour apprendre où se trouvent les éléments.
Suggestions
- Mettre en place une communication sur les ressources de la MDJ (newsletter mensuelle des comptes rendus publiés).
- Rendre plus visibles les outils disponibles (accès rapide, …).
Formation à la MDJ
Participation
Les salariés participent plus fréquemment que les bénévoles aux formations. Très peu de personnes interrogées n’ont suivi aucune formation, mais la fréquence de participation la plus courante est de 2 à 4 formations par an pour les salariés, et de 1 ou moins formation pour les bénévoles.
Les thématiques citées
Il existe une différence flagrante entre la participation des bénévoles aux formations de gestion et leur envie d’y venir. Moins attrayantes pour les bénévoles, les formations sur la gestion sont essentielles pour comprendre le fonctionnement d’une bibliothèque. C’est une partie peu visible et donc méconnue en dehors des bibliothèques, une formation peut donner l’envie du revenir pour approfondir ces sujets. La différence entre participation et envie est également liée au suivi de la formation de base au début de leur engagement. L’écart entre bénévoles et salariés concernant les formations sur l’animation mais aussi l’écart entre l’intérêt pour les formations sur les animations et les autres thématiques reflètent la répartition des tâches expliquée dans la partie collaboration ; les bénévoles participent quasiment tous aux animations. La participation, les envies et les besoins des équipes sur les autres thématiques sont assez homogènes.
Les freins
Les personnes interrogées évoquent le manque de temps car :
- Les bénévoles actifs ne peuvent pas venir puisque les formations se déroulent en semaine.
- Il y a incompatibilité des horaires pour ceux ayant d’autres engagements (associations, famille, …).
- Certaines médiathèques se situent à plus d’une heure de route. Les équipes privilégient les formations se déroulant sur site ou en interne comme c’est le cas dans les médiathèques de Haut-Jura Saint-Claude ou du Grand Dole.
L’intérêt mitigé pour les formations proposées freine la participation :
- Ceux qui en ont déjà fait beaucoup vont de moins en moins en formation puisque les thématiques reviennent.
- Les bénévoles retraités qui ont déjà suivi des formations au cours de leur vie professionnelle n’ont pas forcément envie de se replonger dedans.
- Des bénévoles trouvent les formations trop pointues ou peu adaptées à leur réalité.
Deux bénévoles déclarent ne pas se sentir concernés par les formations. Une adaptation aux différents profils des équipes du réseau semble nécessaire.
Communication
Façon de s'informer
Le mail et site de la MDJ sont utilisés par les salariés qui relaient ensuite aux bénévoles ; les discussions dans l’équipe sont aussi souvent citées. La responsabilité du salarié de la médiathèque induit cette différence de fonctionnement, le schéma est similaire avec les responsables des équipes constituées uniquement de bénévoles.
La majorité obtient les informations souhaitées.
Organisation interne
La MDJ a abandonné la publication de son programme de formation en format papier. Cette brochure permettait à certains une meilleure répartition en interne des formations, une vision d’ensemble de l’équipe.
Remarques
Les formations sont des moments appréciés pour le partage d’expériences avec les formateurs, salariés et bénévoles en formation.
Elles sont perçues comme une nécessité, la bonne volonté ne suffit pas pour assurer le fonctionnement d’une bibliothèque.
Quelques médiathèques organisent également des formations en interne pour les tâches plus pratique (maitrise de logiciels, …).
Programmation
Les retours sur les formations de la MDJ sont positifs.
La MDJ demande chaque année aux médiathèques du réseau leurs envies, besoins ; le programme évolue en fonction de ces suggestions.
Format
La formation sur deux jours est reconnue comme le bon format pour acquérir des connaissances solides sur un sujet. Cependant, deux jours sont compliqués à suivre en raison des horaires d’ouverture de la bibliothèque (pour les salariés) ou d’une activité salariée (pour les bénévoles).
Pour 3 personnes, 2 jours de formation est un maximum pour la durée d’une formation.
Les formations en visioconférence ne sont pas écartées mais uniquement pour les formations théoriques. Les échanges et la pratique que permettent les formations d’ordinaire sont des éléments appréciés et ne sont pas vraiment possible à travers un écran où l’on ose moins participer. Certains évoquent aussi les problèmes d’accès au matériel informatique que n’ont pas forcément ceux qui voudraient participer.
Suggestions
- Reprogrammer les formations très demandées.
- Étoffer l’offre concernant :
- Les animations pour les enfants et adolescents.
- Les publics en situation de handicap. - Rendre plus visibles les niveaux des formations et en équilibrer la proportion dans le programme.
- Mettre en place une newsletter régulière sur les formations organisées.
- Proposer les formations sur plusieurs sessions afin de ne pas bloquer ceux qui ne peuvent venir 2 jours de suite.
- Adapter les horaires et les jours de formation en dehors des horaires d’activité professionnelle ou d’autres obligations (exemple : heures de sortie d’école)
À propos des bénévoles
Il est important de ne pas oublier les différences en termes de besoins, de compétences et de disponibilité des acteurs d’une médiathèque qui ne fonctionne qu’avec des bénévoles. Ces structures se différencient également des autres par la taille et les moyens à leur disposition qui sont plus réduits que ceux d’une médiathèque de ville.
Les bénévoles participent pour rendre service aux habitants des communes et se faire plaisir, il n’est pas possible de demander à tout le monde le même niveau de professionnalisation.
Certaines personnes interrogées signalent qu’elles ne sont pas sûres que l’intégralité des bénévoles soient au courant de leurs droits.
Les bénévoles sont essentiels au fonctionnement des bibliothèques en zone rurale, et représentent parfois l’équivalent d’un temps plein. Il s’agit de personnes à valoriser et à reconnaitre pour le travail effectué. Ils ont un rôle aussi important que celui des salariés.
nd FAQ
