Le 15 septembre et le 27 octobre 2020, la MDJ proposait une formation intitulée "Savoir rendre compte de l'activité de la bibliothèque/médiathèque et communiquer efficacement avec la collectivité". Voici le compte-rendu.
Les attentes des participants :
- Comment organiser la communication avec les représentants des collectivités (élus, DG…) sur les évolutions des bibliothèques et de la lecture publique. Comment expliquer l’évolution vers les tiers-lieux ?
- Comment communiquer sur les actions et faire reconnaître l’impact des bibliothèques ?
- Comment faire reconnaitre les responsables des bibliothèques comme des partenaires pour la mise en place des axes de développement de la collectivité (participation aux commissions culture etc.) ?
- Dans le cadre d’un réseau, quelles connaissances sont nécessaires et quelles postures adopter pour communiquer avec les élus des différentes communes (ou intercommunalités) ?
Les connaissances indispensables
Avant toute rencontre ou tout échange, certaines connaissances doivent être acquises ou réactualisées.
Acquérir une connaissance fine du territoire de la collectivité, et plus largement de son aire de chalandise qui peut largement dépasser les frontières administratives :
- Connaître les partenariats potentiels dans la commune ou la communauté de communes
- Connaître les changements et évolutions sur la communauté de communes et sur les différentes communes de l’aire de chalandise.
- Connaître les enjeux de pouvoir.
- Croiser les avis.
- Demander des renseignements au directeur des services sur les aspects que l’on ne maîtrise pas.
- Suivre les parutions dans la presse.
- Connaître les projets des autres bibliothèques de la communauté de communes, même si elles ne sont pas intégrées dans un réseau intercommunal (si l’EPCI n’a pas pris la compétence culturelle ou bien ne les a pas reconnus d’intérêt communautaire).
Connaître le projet politique de la mandature :
- Les axes de gestion et de développement pour la durée de la mandature.
- Les objectifs visés.
- Les projets prioritaires.
- Les implications de ces projets sur le temps long et les impacts au-delà de la mandature actuelle.
Connaître les compétences de la collectivité :
- Celles qui relèvent de la commune.
- Celles qui relèvent de la communauté de communes, y compris les optionnelles et facultatives choisies.
Connaître le fonctionnement de la collectivité (et de la médiathèque dans la collectivité), surtout pour communiquer avec de nouveaux élus qui ne sont pas encore au fait de tous les aspects.
Connaître l’organisation d’une collectivité. Elle se décline sous plusieurs formes :
- Un organigramme concernant le type de gouvernance (par commissions avec leurs présidents etc.).
- Un organigramme administratif (avec les niveaux de délégation de signature, le niveau de dépense autorisé sans vote etc.)
- Un règlement intérieur du conseil municipal (obligatoire depuis très longtemps mais l’obligation a été rappelée en 2020). Ce règlement est public. Le demander au directeur des services s’il n’est pas déjà publié.
Le positionnement du bibliothécaire dans la collectivité tutélaire
- Faire préciser à qui s’adresser selon les sujets (au directeur des services, aux ressources humaines, au directeur des affaires culturelles, etc.).
- Faire préciser les circuits d’information à respecter (à qui envoyer les informations selon les sujets : à un élu ? au directeur des services ? aux deux ?).
Dans les petites communes où il n’y a qu’un(e) secrétaire de mairie, cette personne est interlocutrice et courroie de transmission pour les questions et demandes et possède de nombreuses compétences, mais elle n’a pas pouvoir décisionnaire. Prendre cet aspect en compte et ne pas hésiter à faire une demande même si l’interlocuteur(trice) pense que la demande n’a guère de chance d’être agréée.
La posture du bibliothécaire
Se positionner comme un partenaire qui maîtrise certaines connaissances mais n’est pas forcément expert dans tous les domaines hors de sa pratique professionnelle. Cela induit la nécessité d’un échange d’informations avec la collectivité.
Fournir les informations sur les possibilités de subventionnement ou de financement des projets et services et présenter des exemples d’actions accomplies sur d’autres territoires.
En cas de service étendu sur un réseau de communes, comment échanger avec les différentes collectivités concernées ? Le bibliothécaire ne dispose pas du temps nécessaire pour rencontrer chaque collectivité. Donc il faut trouver un moyen : par exemple proposer une réunion de bilan sur la mise en place d’un projet… Les rencontres permettent de sensibiliser les élus des différentes communes afin qu’ils se sentent concernés par les services proposés.
Les techniques pour une communication efficace
Maîtriser la méthodologie de projet et les techniques qui vont avec :
- Les circuits de communication
- Les outils d’évaluation
Il faut sortir de la « culture du Faire » pour prendre un peu de hauteur et de largeur de vue sur les projets.
Maîtriser les techniques d’argumentation :
Argumenter, c’est communiquer pour faire adhérer. Trop de passion non maîtrisée est contre-productif :
- Comprendre l’interlocuteur et ses modes de fonctionnement.
- Adopter un mode de communication qui reprend la logique de fonctionnement de l’interlocuteur.
- Prendre en compte le genre de l’interlocuteur : le positionnement n’est pas le même selon que l’interlocuteur est un homme ou une femme : les femmes sont plus collaboratives et les hommes plus « je sais ».
Travailler à la qualité de la relation :
Chacun des interlocuteurs est co-auteur de la qualité de la relation
- Ne pas anticiper sur la réaction et la réponse de l’interlocuteur.
- Vérifier son ressenti à chaque information pour être certain d’avoir bien compris sa réponse et ne pas se monter la tête sans raison.
- Sortir de la notion de combat : on peut combattre des opinions, mais on ne combat pas des personnes.
- Argumenter pour convaincre (soulever les objections en posant des questions relatives aux points de désaccord).
- En cas d’action imposée qui s’avère peu suivie, présenter l’évaluation de l’action (pour la présenter à un élu, transmettre par la hiérarchie). Cette démarche permet de remettre la décision dans son contexte mais aussi de se justifier en cas de remise en cause par des publics.
Dépersonnaliser son propre rapport à la bibliothèque/médiathèque :
- À exclure : « MA bibliothèque », « MES lecteurs ». Le message transmis par ces expressions est nocif : ils appartiennent au bibliothécaire mais ne concernent donc pas l’interlocuteur.
- À utiliser : « LA bibliothèque », « LES usagers ».
À noter : ces prescriptions sont également valables pour les échanges avec les collègues (y compris dans un réseau de bibliothèques)
Formaliser les relations :
- Formaliser pour se défendre en cas d’ingérence. Par exemple, la gestion des acquisitions est de du domaine du bibliothécaire : un élu peut donc faire des suggestions d’achat comme tout usager, mais ne peut pas interdire, modifier ou ordonner un achat.
Maîtriser le discours concernant la lecture publique sur le territoire
- Faciliter la compréhension du concept en proposant une définition simple : la lecture publique concerne l’accès à la maîtrise de tous les outils de transmission de la connaissance.
- Présenter sa mise en actions sur le territoire par la bibliothèque/médiathèque : définir des objectifs locaux (en lien avec les axes plus larges de développement de la collectivité). Si ces objectifs ne sont pas déjà posés par la collectivité, aider à les exprimer.
Mettre en lumière la fonction sociale des bibliothèques : c'est un lieu du débat démocratique (Rapport 2015 sur la lecture publique), le lieu de l’agora. C'est un outil au service des élus pour une adhésion à la communauté. - Rappeler que 75% de la population a une pratique de lecture, mais qu’il ne s’agit pas forcément de livres empruntés en bibliothèque. Il ne faut donc pas fermer la bibliothèque sur une vision restreinte et obsolète de lieu exclusivement réservé au prêt de documents.
En conséquence, montrer que la bibliothèque peut mettre en place des activités qui permettent la rencontre. Présenter la bibliothèque du 21ème siècle (voir rapport Orsenna).
Comment présenter ces notions ?
- Pour avancer dans le même sens et tenir le même discours, réfléchir avec l’équipe et produire un document interne de définitions concernant la bibliothèque/médiathèque.
- Pour présenter le projet de service à la collectivité, contextualiser les objectifs et actions. Par exemple pour les ateliers numériques l'objectif est de réduire la fracture numérique pour donner accès aux démarches à tous.
- Insister sur la complémentarité entre ressources numériques et livres, ressources traditionnelles et nouveaux services.
- Présenter clairement la bibliothèque et ses moyens, ses forces et ses faiblesses grâce à la rédaction d'un PCSES (Projet Culturel, Social, Educatif et Scientifique) qui permet de définir une politique de développement et d’actions sur 5 ans.
Importance de la notion d'objectifs
Un objectif, c’est un résultat à atteindre.
- On part d’un constat et l’on fait un état des lieux
- On définit un résultat à atteindre
- Pour atteindre ce résultat, on définit une série d’actions assorties des moyens nécessaires.
Le constat = état des lieux :
Il s’agit d’une photographie de la situation au départ :
- État des lieux de l’attractivité de la structure. Il doit prendre en compte : les compétences de l’équipe, le contexte sur le territoire (économique, social, culturel, éducatif…), les publics qui fréquentent la bibliothèque/médiathèque et les publics présents sur le territoire mais qui ne fréquentent pas la structure.
- Facteurs qui dégradent l’attractivité: connaître ces facteurs permet de choisir la meilleure réponse pour développer le service.
Les objectifs = résultats à atteindre :
- Définir en amont les indicateurs qui seront utilisés pour évaluer la réussite et l’atteinte des objectifs.
- Définir en amont les résultats supposés (escomptés) = R1.
- Au moment de l’évaluation : constat des résultats effectifs = R2.
- Mesurer à partir des indicateurs l’écart entre R1 et R2.
Notions d'objectifs officiels et officieux et d'objectifs politiques :
- Les objectifs officiels sont ceux qui répondent aux besoins de la population du territoire.
- Les objectifs officieux sont ceux qui permettent de démontrer l’utilité de proposer les ressources correspondantes.
- Les objectifs politiques sont ceux qui ont un impact sur le développement de la collectivité et pour la vie de la population. Exemple : adaptation des horaires.
Les objectifs politiques sont les premiers à présenter. Les objectifs officiels sont également porteurs.
Les actions adaptées pour atteindre les objectifs :
Pour programmer l’action culturelle, étudier les animations qui sont les plus adaptées à l’aune des constats et des objectifs.
L'impact de la bibliothèque/médiathèque dans le quotidien des habitants du territoire
Évaluer la bibliothèque par les mesures d'impacts / sous la direction de Cécile Touitou.- Presses de l'Enssib, 2016.- Cote à la MDJ = 023.9 EVA
- Faire des bilans avec les enseignants sur ce qu’apporte à leurs élèves la bibliothèque/médiathèque.
- Se renseigner sur le rôle que joue la culture dans le monde social.
- Réfléchir aux multiples interprétations du mot culture : culture professionnelle, agriculture = culture agricole, etc…
L’accès à la culture, à la formation et à l’information est inscrit en tant que droit constitutionnel.
End FAQ
